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Comment gérer vos données

Étape 1. Communiquez avec votre service de données local ou votre bibliothécaire

Organisez une consultation pour discuter vos besoins en matière de recherche et de gestion des données. Portage propose une liste nationale de personnes ressources en matière de gestion des données de recherche.

Étape 2. Créez un compte sur l’Assistant PGD

Un plan de gestion des données (PGD) est un document officiel qui décrit comment les données sont traitées pendant et après un projet de recherche. L’Assistant PGD de Portage est un outil bilingue et gratuit en ligne de planification en gestion des données qui vous aidera à créer votre propre plan de gestion des données en répondant aux questions suivantes :

Collecte de données

Tenez compte des formats et des types de données que vous générerez en faisant vos recherches. L’organisation de vos fichiers avec des noms cohérents et descriptifs peut rendre vos données plus faciles à comprendre, à partager et à préserver. 

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Quels types de données allez-vous recueillir, créer, lier, acquérir ou enregistrer?
  • Dans quels formats de fichier vos données seront-elles recueillies? Ces formats permettront-ils la réutilisation des données, le partage et l’accès à long terme aux données?
  • Quelles conventions et procédures utiliserez-vous pour structurer et nommer vos fichiers et en contrôler les versions afin de vous aider, ainsi que les utilisateurs potentiels, à mieux comprendre la façon dont vos données sont organisées?

Documentation et métadonnées

Pensez aux informations nécessaires pour que les autres puissent comprendre vos données. Consultez votre bibliothécaire de données local ou Portage au sujet des normes et des outils qui faciliteront ce processus.

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Quels documents seront nécessaires pour que les données soient lues et interprétées correctement dans le futur?
  • Comment vous assurerez-vous de documenter le projet de façon systématique tout au long du processus?
  • Si vous utilisez une norme de métadonnées ou des outils pour documenter et décrire vos données, veuillez les indiquer ici.

Stockage et sauvegarde

Anticipez vos besoins en matière de stockage de données, les stratégies de sauvegarde des données et la manière dont les données seront consultées et modifiées tout au long du projet.

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Quels sont les besoins de stockage anticipés pour votre projet en matière d’espace (en mégaoctets, gigaoctets, téraoctets, etc.) et de durée de stockage?
  • Comment vos données seront-elles stockées et sauvegardées pendant votre projet de recherche et à quel endroit le seront-elles?
  • Comment l’équipe de recherche et d’autres collaborateurs pourront-ils accéder aux données, modifier celles-ci ou en contribuer de nouvelles tout au long du projet?

Préservation

La préservation des données garantit que les jeux de données peuvent être consultés et compris au fil du temps et tient compte des changements technologiques. Envisagez des formats de fichiers ouverts (non propriétaires), une bonne documentation et l’assurance de la confidentialité des sujets de recherche (le cas échéant).

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Où déposerez-vous vos données en vue de l’accès et de la préservation à long terme à la fin de votre projet de recherche?
  • Indiquez comment vous vous assurerez que vos données sont prêtes pour la conservation. À prendre en considération: formats de fichier appropriés pour la conservation mais qui préservent l’intégrité des données; anonymisation et dépersonnalisation des fichiers, y compris les fichiers de documentation.

Partage et réutilisation

Décidez quelles données vous allez partager – par exemple, des données brutes ou des données finales qui ont été traitées et analysées. Si vous partagez vos données, considérez les termes de la licence d’utilisateur final que vous appliquerez et la façon dont vous vous assurerez que d’autres chercheurs connaissent l’existence de vos données.

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Quelles données partagerez-vous et sous quelle forme? (p. ex. données brutes, traitées, analysées, définitives)
  • Avez-vous examiné quel type de licence d’utilisation inclure avec vos données?
  • Quelles mesures seront prises pour faire connaître l’existence de vos données au milieu de la recherche?

Responsabilités et ressources

Un élément clé pour assurer la sécurité et la gestion continues des données est d’identifier qui a accès à vos données de recherche et qui en est responsable. Réfléchissez aux ressources dont vous aurez besoin pour gérer vos données et les coûts qui y seront associés.

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Identifiez qui sera responsable de la gestion des données de ce projet pendant et après le projet ainsi que les principales tâches associées à ces responsabilités.
  • De quelle façon les responsabilités relatives à la gestion des données seront-elles gérées si des changements importants surviennent au sein du personnel qui supervise les données du projet, y compris un changement de chercheur principal?
  • De quelles ressources aurez-vous besoin pour mettre en œuvre votre plan de gestion des données? À combien évaluez-vous le coût total de la gestion des données?

Conformité aux lois et à l’éthique

Les données sensibles nécessitent une attention particulière en ce qui concerne leur stockage et leur gestion. Toutes les questions juridiques, éthiques et de propriété intellectuelle doivent être abordées et décrites.

Questions pertinentes dans l’Assistant PGD :

  • Si votre projet comprend des données sensibles, comment vous assurerez-vous qu’il est géré de manière sécuritaire et que les données sont accessibles uniquement aux membres approuvés du projet?
  • Le cas échéant, quelles stratégies adopterez-vous pour traiter les utilisations secondaires des données sensibles?
  • Comment traiterez-vous les questions d’ordre juridique, éthique et de propriété intellectuelle?

Étape 3. Commencez à planifier!

Commencer à travailler avec l’Assistant PGD. Complétez ce que vous pouvez maintenant et réviser le plan plus tard — la planification de la gestion des données peut être un processus itératif. Partagez votre plan de gestion des données (PGD) avec vos collaborateurs de projet à différentes étapes de la planification. Exportez tout ou une partie de votre PGD pour répondre aux besoins des organismes subventionnaires, des comités d’éthique ou des administrateurs de la recherche.